Етикет при спілкуванні в месенджерах – важливий аспект у повсякденному житті, а й у роботі. Дотримуйся простих правил і тоді тобі не доведеться червоніти.
1. Час спілкування
Почнемо з найпростішого: закінчено робочий день – закриваємо листування. І тебе менше турбуватимуть, якщо ти офлайн, і колеги відпочиватимуть, провівши вечір без постійних повідомлень.
Важливо! Якщо працюєш віддалено, а співрозмовник живе в іншому часовому поясі – зважай на цей факт. Можеш написати листа та запланувати його на певний час – більшість платформ зараз користуються такою функцією. Написати що-небудь уночі можна лише в одному випадку – спілкування узгоджено із співрозмовником або дедлайн був уже вчора.
2. Голосові повідомлення
Незважаючи на зручність «голосових» – більшість людей вони все одно дратують. А інколи їх просто незручно слухати. Статистика підтверджує – 31% росіян не люблять аудіоповідомлення у месенджерах. Намагайся висловлювати свої думки текстом, адже якщо буде необхідно знайти твоє повідомлення серед кількох сотень інших – це можна буде легко зробити за допомогою функції пошуку, а аудіо просто загубиться.
Можеш надіслати голосове повідомлення, якщо колега підтвердив, що може виділити час, щоб його прослухати. Говори чітко і по суті, а також напиши короткий супровідний лист до промови – тоді будь-якої миті можна буде згадати про що йшлося у повідомленні і не треба буде прослуховувати його знову.
Більше корисних матеріалів ви знайдете на нашому телеграм-каналі «Бібліотека програміста»
3. Граматика
Спілкування з колегами та начальством у месенджерах потребує уважності у висловлюваннях, а й у орфографії. Не допускай помилок, щоб не показати себе як неписьменну людину – завжди перечитуй своє повідомлення перед відправкою і пам'ятай, що Т9 – твій ворог. Якщо є можливість, то використовуй комп'ютерні версії месенджерів – перевірити та виправити помилки у них набагато простіше, ніж у мобільних додатках.
4. Допустиме неформальне спілкування
Спілкування у месенджерах понизило планку ділового етикету. Неформальна комунікація стає нормою – можна спокійно побажати гарного дня чи вдалої презентації. Але не варто переборщувати – все-таки це ділове листування, а не чат із подругою. У період загострення грипу або чергової хвилі ковіда доречно замість «Доброго ранку та продуктивного дня!» написати, наприклад, «Бажаю всім лише 36,6!». Ненав'язливо і без вторгнення до особистого простору.
5. Короткість – сестра таланту
Чати в месенджерах не створені для довгих тирад – тут цінується стислість і лаконічність. Запам'ятай просте правило: одне повідомлення – одна думка чи ідея. І найгірше, що можна вигадати – це кілька повідомлень за одним словом. Це дратує в особистому листуванні, а в діловому зовсім не доречно. Уникай двозначних фраз, барвистих описів та канцеляризмів.
6. Особисте – в особу
Коротке, але дуже важливе правило. Домогтися порозуміння у ділових питаннях не завжди легко, але обговорювати претензії до одного колеги або ставити питання, адресоване лише одній людині в загальному чаті – недоречно. Чи не виноси конфлікт на загальний огляд – переходи в особисті повідомлення.
7. Не месенджером єдиним
Незважаючи на те, що месенджери стали невід'ємною частиною комунікацій у всьому світі як у приватних підприємствах, так і у великих корпораціях – цей канал спілкування офіційно не визнаний. Для підтвердження важливих рішень та домовленостей використовуйте електронну пошту.
8. Стиль спілкування
Це стосується пунктів про голосові повідомлення, неформальне спілкування та короткі ідеї. Окремо хочеться згадати смайлики та стікери – їх використання можливе у чаті, де кожен із учасників не проти такого спілкування. Будь акуратний і з вживанням сленгу та кліше – залиш улюблені фразочки для спілкування з друзями або тими ж колегами, але не в діловому листуванні.
9. Стоп спам!
Про це ми вже писали вище, у пункті про особисті повідомлення. Не потрібно ділити одну пропозицію або невеликий абзац на кілька повідомлень – телефон колеги розірветься від сигналу повідомлень. Тим більше що він може перебувати на важливій нараді і забути відключити звук – тоді роздратованим буде не тільки одержувач твого купи повідомлень, а й усі його співробітники і начальство. До того ж чекати, доки ти допишеш думку наступною пропозицією (або навіть не однією) – втомлює.
І ввічливе «дякую» чи «будь ласка» краще додати наприкінці пропозиції, а не писати окремо – це відволікає, адже співрозмовник вирішив, що у повідомленні важливий додаток від тебе, а не слова подяки чи прохання.
10. Тільки оперативні питання
Цим правилом можна підбити підсумок всього вищесказаного: месенджери – корисна штука, але не «панацея». Використовуй чат для вирішення термінових питань та обговорення дедлайн проектів. Проводити все ділове листування в месенджері не варто, адже повідомлення можуть загубитися в потоці інших повідомлень і до обговорення важливих справ можуть приєднатися некомпетентні колеги.
Вирішуй у чатах візи чи вацап лише спільні питання, а якщо інші засоби комунікацій для тебе та колег незручні, то не полінуйтеся та створіть кілька чатів – наприклад, «Загальний», «Прийняття важливих рішень» та «Бовталка» 🙂